Rutiner for håndtering av uønskede hendelser

Formål:

Å sikre at alle uønskede hendelser håndteres på en trygg, rettferdig og systematisk måte, og at læring fra hendelser bidrar til et tryggere og mer inkluderende miljø for alle medlemmer, ledsagere, trenere og andre samarbeidspartnere.

1 Definisjon av Uønskede Hendelser

En uønsket hendelse er enhver situasjon som truer eller svekker tryggheten, trivselen eller integriteten til deltakere, frivillige eller ansatte. Eksempler inkluderer:

  • Fysiske eller verbale krenkelser

  • Diskriminering eller trakassering

  • Skader eller ulykker

  • Brudd på etiske retningslinjer eller sikkerhetsrutiner

2 Varsling og rapportering

Alle medlemmer, frivillige og trenere/instruktører oppfordres til å varsle om uønskede hendelser. Varsling kan skje:

  • Muntlig til en ansvarlig leder eller trener/instruktør

  • Skriftlig på e-post til styret eller en tillitsvalgt

Alle varsler skal tas på alvor og behandles konfidensielt.

3 Håndtering og oppfølging

Ved mottak av varsel skal følgende skje:

  1. Registrering: Hendelsen dokumenteres med tid, sted, involverte og beskrivelse.

  2. Vurdering: Styret vurderer alvorlighetsgrad og behov for tiltak.

  3. Tiltak: Kan inkludere samtaler, veiledning, ekskludering, kontakt med pårørende eller eksterne instanser.

  4. Oppfølging: Den som har varslet og eventuelt involverte får tilbakemelding om hvordan saken er håndtert.


4 Læring og forebygging

Styret skal årlig gjennomgå rutinene og ev. innrapporterte hendelser for å:

  • Identifisere mønstre eller risikoområder

  • Justere rutiner og opplæring

  • Sikre at forebyggende tiltak er på plass

5 Ansvar

Styret har det overordnede ansvaret for at rutinen følges. Alle frivillige og medlemmer har ansvar for å bidra til et trygt miljø og varsle ved behov.